Aktiv gegensteuern!

Kurzarbeitergeld, Liquiditäts-, Forderungs- und Vertragsmanagement!

Diese Module des MegaPlus Personal- und Rechnungswesen helfen, um wirtschaftlich schwierigen Zeiten aktiv zu begegnen. Kurzfristige Einsparpotenziale zu realisieren ist eine notwendige Maßnahme um das Unternehmen in sicherem Fahrwasser zu halten.  Zitat Jean Paul Getty: "Sparmaßnahmen muss man dann ergreifen, wenn man viel Geld verdient. Sobald man in den roten Zahlen ist, ist es zu spät."

Kurzarbeitergeld

In den meisten Unternehmen tragen die Personalkosten einen hohen Anteil am Gesamtkostenrahmen, der, gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, einschneidend reduziert werden muss. Bevor jedoch Arbeitsplätze abgebaut werden, setzen viele Unternehmen auf Kurzarbeit.

Mit der Entscheidung des Bundeskabinetts vom 20.05.2009 wird das Kurzarbeitergeld künftig bis zu 24 Monate gewährt. Bisher wurde das Kurzarbeitergeld für maximal 18 Monate gewährt. Zusätzlich sollen, wenn die Kurzarbeit länger als 6 Monate dauert, ab Anfang 2010, die Sozialversicherungsbeiträge voll erstattet werden. Die Gewährung ist abhängig von der Erfüllung der Regelvoraussetzungen der Bundesagentur für Arbeit.

Dieses Thema stellt die Personalabrechnung vor eine komplexe Aufgabe. Mega Software unterstützt Sie bei der Erfüllung dieser Aufgabe mit Seminaren und Schulungen in Ihrem Hause. Schwerpunkte sind die Findung des Soll- und Ist-Entgeltes und die Berechnung des Kurzarbeitergeldes unter Berücksichtigung der Leistungsklasse.

Hier können Sie sich -auch präventiv- darüber informieren, welche Schritte in MegaPlus notwendig sind und welche Vorbereitungen Sie für den Einsatz von KUG treffen müssen.

Und für den Fall der Fälle bietet Mega Software ein entsprechendes Modul zur Abrechnung von KUG integriert in MegaPlus.

Forderungsmanagement

In der Literatur steht der Begriff Forderungs- oder auch Debitorenmanagement für „... alle Maßnahmen zur rechnerischen Erfassung und tatsächlichen Durchsetzung von Forderungen".

In der Praxis umfasst der Begriff jedoch nicht nur die reine Forderungsbearbeitung, sondern erstreckt sich auch auf dispositive Funktionen, wie z.B. die kontinuierliche Bonitätsprüfung der Debitoren, sowie die Steuerung, Planung und Kontrolle aktueller und zukünftiger Forderungsbestände.

Darüber hinaus ist das Forderungsmanagement ein wichtiger Teilbereich des Risikomanagements gem. dem "Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich" (KonTrag). Kreditinstitute verlangen im Zusammenhang mit Basel II immer häufiger die Auflistung risikorelevanter Daten und beurteilen bestehende Risikomanagementsysteme positiv.

Das Modul Forderungsmanagement bietet dem Anwender eine Informationsbasis, mittels derer speziell für diesen Bereich zugeschnittene Auswertungen und Analysen bereitgestellt werden.

Wichtige Kundenstrukturdaten, Bonität der Kunden, Zahlungsverhalten und die Liquidität stehen hierbei im Mittelpunkt und ermöglichen jederzeitig gezielte Informationen über Veränderungen im Kundenportfolio.

Folgende Berichte und Funktionen werden im Standard zur Verfügung gestellt:

• „Durchschnittliches Zahlungsverhalten" - eine Analysefunktion in der aus dem jeweils aktuellen Datenbestand die durchschnittliche Kreditdauer (Anzahl Tage zwischen Nettofälligkeit und Zahlungszeitpunkt) als Diagramm dargestellt wird.
• „Forderungsraster" - eine tabellarische Auflistung der monatlichen fakturierten Umsätze und der Zahlungseingänge. Durch die Offenlegung der zeitlich verschobenen Mittelzuflüsse eine solide Basis für die Liquiditätsplanung.
• „Kunden-Umsatz-Struktur" - präsentiert die Anzahl der Kunden und den erzielten Umsatz für einen zu bestimmenden Zeitraum in einer ansprechend geo-grafischen Darstellung.
• „Mahnerfolgsstatistik" - zeigt, in wie weit der Zahlungszeitpunkt je Kunde/Kundengruppe durch die Art der Mahnung beeinflusst wird.
• „Umsatz nach Branche und Bonität" - ermittelt die Umsätze über verschiedene Zeiträume und gliedert diese nach Kundengruppen und Bonitätsklassen. Die vorliegende Funktion stellt somit ein wichtiges Instrument zur frühzeitigen Risikoerkennung dar.
• „Risikoanalyse" - berechnet auf Basis bestimmter Parameter (Eingruppierung der Wirtschaftsdienste anhand von Risikoklassen gem. Bonitätsschlüssel) die mögliche Ausfallwahrscheinlichkeit des Umsatzes über das gesamte Kundenportfolio.
• „Kreditabsicherung" - verschiedene Reports als Vorlage zur lfd. Meldung von Umsatz und/oder Salden an Kreditversicherer. Hierbei erfolgt automatisch eine Gliederung nach Inland/Ausland, sowie Einzel- und Pauschalversicherung.

Die Informationen werden als Berichte oder auch als Analyse-funktion mit Drill Down Funktionen mit Diagrammen dargestellt.

Ihre Vorteile:

• Ständig verfügbare Transparenz der Kundensituation.
• Zielgerichtetes Controlling zur Risikobeurteilung
• Möglichkeit zur differenzierteren Kundenbetreuung
• Schnelle Einführung durch vordefinierte Datenstrukturen und Berichte.

Liquiditätsplanung

In wirtschaftlichen schwierigen Zeiten ist es selbst in Mittelständischen Unternehmen von Vorteil eine funktionierende Liquiditätsplanung zu betreiben.

Die Unternehmensplanung ist die Basis der Liquiditätsplanung bzw. des Liquiditätsmanagents.

Eine weitere wichtige Voraussetzung ist, seine Monatsabschlüsse, bzw. Jahresabschluss zeitnah durchzuführen, um bei Veränderungen der Rahmenbedingungen für das Unternehmen stets die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

Um den eigenen Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können, müssen Firmen Ihre Ein- und Auszahlungen überschauen können. In die Liquiditätsplanung fließen viele Faktoren wie Umsatzerlöse, Anzahlungen und staatliche Zuschüsse ein. Des Weiteren müssen Kosten für Personal, Miete, sowie Fälligkeiten von Rechnungen und Krediten berücksichtigt werden.

Die zu berücksichtigen Daten für eine Liquiditätsplanung sind in den meisten Unternhemen bereits vorhanden. Sie müssen nur gefunden und systematisch, in zeitlicher Anordnung, ausgewertet werden.

In MegaPlus haben Sie die Möglichkeit Ihre Planung für verschiedene Zeiträume zu erstellen.

Vertragsmangement

Das Geschäftsleben ist ohne Verträge nicht denkbar. Verträge regeln Rechte und Pflichten, Einkaufskonditionen, Zahlungsmodalitäten, Laufzeiten und Fristen. Häufig jedoch landen einmal abgeschlossene Verträge unstrukturiert in der Ablage. Eine Terminüberwachung wird somit erschwert und kann nur mit einem erhöhten zeitlichen Aufwand durchgeführt werden.

Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.

Das Modul MegaPlus - Vertragsmanagement dient der zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen und erlaubt die strukturierte Anlage, Verwaltung, Abrechnung, sowie das Controlling von Verträgen. Das Programm ist einfach zu bedienen, übersichtlich in der Darstellung und lässt sich ohne Probleme in Ihre IT-Umgebung integrieren.

Über entsprechende Funktionen der Vertragsverwaltung können die folgenden vertragsspezifischen Informationen erfasst und gespeichert werden:

• Alle wesentlichen Vertragsdetails, unter anderem Vertragsnummer, Vertragsart, Vertragsbeginn und -ende, sowie anfallende Kosten.
• Individuelle Aktionen, wie zum Beispiel die Kündigung oder die Revision von Verträgen können über Wiedervorlagetermine zeitlich geplant werden. Eine Kopplung mit Microsoft Outlook ist optional möglich, - Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht
• Ansprechpartner zur gezielten Kontaktaufnahme bei Vertragsfragen.
• Gezielte Verweise auf eingescannte Dokumente oder auf sonstige elektronisch gespeicherte Informationen können bei der Vertragsbearbeitung aufgerufen und eingesehen werden. Optional ist eine Anbindung an ein bestehendes Archivsystem möglich.
• Jede wichtige Vertragsänderung wird in einer Vertragshistorie festgehalten. Somit lassen sich alle durchgeführten Aktionen übersichtlich darstellen.
• Ergänzende individuelle Texte/Bemerkungen für interne Zwecke ermöglichen zusätzliche Auswertungen.
• Kosten und Erlöse aus Verträ-gen lassen sich über eine vordefinierte Schnittstelle wahlweise an die Buchhaltung und Kostenrechnung weiterleiten.

Verschiedene Standardberichte und Analysen erlauben das Controlling aller Verträge. Neben verschiedenen Übersichten sortiert nach Vertragsarten, Vertragspartner und Terminen stellt Ihnen MegaPlus u. a. einen Fristenkalender zur Verfügung. So sind frühzeitige Informationen über laufende Kosten und Termine aller gespeicherten Verträge gewährleistet.

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen:

Das MegaPlus - Vertragsmanagement bietet Ihnen die schnelle Übersicht aller laufenden Verträge am Ort der Entscheidung und unterstützt damit alle Abteilungen im Unternehmen, die Verträge erstellen, verwalten und Inhalte der Verträge überwachen müssen. Und dies mit einem überschaubaren und kalkulierbaren Aufwand.