Mandantenorientierte Funktionen

Allgemeine Stammdaten

Als allgemeine Stammdaten werden folgende Daten verwaltet:

Firmendaten

Firmenbezogene Daten wie Anschrift, Aufbewahrungsfristen, Rückrechnungstiefe, eventuelle Anbindungen Personalabrechnungssysteme, etc. werden in MegaPlus als Firmendaten hinterlegt.

Kontengruppen

Mit dieser Funktion können inhaltlich zusammengehörende Zeitkonten zu Kontengruppen zusammengefasst bzw. ausgewählte Zeitkonten, die gemeinsam auf einer Liste erscheinen sollen, zusammengestellt werden. Damit bilden die Kontengruppen die Grundlage für die Auswertungslisten in den Kontenstatistiken.

Meldungen

Den im Tagesabschlussprotokoll erscheinenden Meldungen können einer Wertung zugeordnet werden, so dass entsprechend der Auswahlkriterien die Menge und Art der angezeigten Meldungen auf die für den jeweiligen Anwendungsfall relevanten beschränkt wird.

Lohnarten

Die Pflege der Lohnarten geschieht in Abhängigkeit von der Anbindung an das Personalabrechnungssystem. Bei einer entsprechenden Anbindung sind die im Personalabrechnungssystem definierten Lohnarten hier greifbar, andernfalls werden hier die Eckdaten der Lohnarten hinterlegt, die mit Zeiten aus der Zeiterfassung bestückt werden sollen.

Lohngruppen

Die Definition einer Lohngruppe bietet die Möglichkeit, bestimmten Zeitkonten verschiedene, mit-arbeiterbezogene Lohnarten zuzuweisen, so dass beispielsweise dem Zeitkonto 'Urlaub' nur den gewerblichen Mitarbeitern eine Lohnart zugewiesen wird.

Sachbearbeiter

Mit dieser Funktion können Sachbearbeiter eingetragen werden, die mit MegaPlus arbeiten. Jeder Sachbearbeiter muss sich vor der Arbeit mit MegaPlus entsprechend autorisieren. Dementsprechend erfolgt dann die Zuordnung der weiteren Angaben, u.a. zugeordnete Drucker, Schreib- und / oder Leserechte für bestimmte Personenkreise, etc.. Somit wird gewährleistet, dass nur Sachbear-beiter mit entsprechenden Berechtigungen Daten lesen und / oder ändern können.

Arbeitszeitmodelle (Arbeitszeitabhängige Stammdaten)

Der Begriff Zeitmodelle umfasst die grundlegenden Arbeitszeitmuster, auf deren Basis für den Arbeitnehmer die gebuchten Zeiten bewertet werden. MegaPlus verwendet ein dreistufiges System mit folgenden Elementen:

Tagesprogramme

Sie sind die kleinste Einheit und beziehen sich auf Soll- Arbeitszeit, Bewertung der Ist-Arbeitszeit, Zeitrahmen, Pausenzeiten, automatische Buchungsergänzungen und falls erforderlich tägliche Umbuchungen, dazu bestimmte Schalter zur Klassifizierung des Tagesprogramms (z.B. mehrtägig, mit Generierung von Ist- Arbeitszeit usw.). Die Anwendung von Definitionen aus dem Tagesprogramm kann aber zusätzlich von personenspezifischen Berechtigungen abhängig gemacht werden, so dass Tagesprogramme in gewissem Rahmen variabel abgerechnet werden können.

Arbeitsprogramme

Die Abfolge von Tagesprogrammen, z.B. innerhalb einer Woche, wird in Arbeitsprogrammen festge-legt. Dabei ist für den Umfang von Arbeitsprogrammen entscheidend, wie lange Tagesprogramme ohne zyklische Wiederholung aufeinanderfolgen (bei Normalschicht wiederholt sich z.B. ab Montag der Wochenzyklus), bzw. wann eine andere Schicht beginnt (wenn also z.B. auf eine Frühschichtwoche eine Spätschichtwoche folgt). Ein unregelmäßiger Arbeitszeitrhythmus kann sich natürlich über einen längeren oder kürzeren Zeitraum erstrecken als eine Woche. Daher ist die mögliche Anzahl von Tagesprogrammen in einem Arbeitsprogramm auch nahezu unbegrenzt. Innerhalb eines Arbeitsprogramm kann bei Bedarf einem Tagesprogramm noch ein Umbuchungsprogramm zugeordnet werden, das Umbuchungen bezogen auf einen längeren Zeitraum durchführt.

Arbeitspläne

Der Zyklus, in dem Arbeitsprogramme aufeinanderfolgen, wird in Arbeitsplänen hinterlegt. Damit ist z.B. eine bestimmte Schichtreihenfolge ab einem anzugebenden Zeitpunkt festgelegt. Im Fall einer Normalschicht (wie z.B. für die meisten Angestellten) enthält dieser Arbeitsplan natürlich nur ein Arbeitsprogramm.

Jahreskalendarium

Im Kalendarium werden für beliebige Tage festgelegt, ob diese als Sondertage / Feiertage abzurechnen sind. Da die Feiertage in den einzelnen Bundesländern - es erfolgt eine automatische, änderbare Vorbelegung mit den gesetzlichen Feiertagen - unterschiedlich festgelegt sind, gibt es hier die Möglichkeit, verschiedenste Kalendarien anzulegen. Es gibt auch die Möglichkeit, firmenspezifische Sondertage zu definieren, die dann ebenfalls wie Feiertage behandelt werden können.

Abrechnungsstammdaten

Unter diesem Oberbegriff werden in MegaPlus alle Stammdaten zusammengefasst, die abhängig von ihrer Definition durch den Nutzer, das Abrechnungsergebnis beeinflussen.

Zeitkonten

Zeitkonten sind das Äquivalent zu den in der Lohn- und Gehaltsabrechnung geführten Lohnarten. Auf ihnen werden bei der Bildung von Zeitintervallen, die aus den einzelnen Buchungen ermittelten Zeitwerte geführt. Das heißt, jedes Zeitintervall erhält eine Bewertung, die bei Hinterlegen einer Lohnart, auch lohnwirksam wird. Zeitkonten ohne Lohnart dienen i.A. (Ausnahme: Zeitkonten für Fehlzeiten mit DEVO / DÜVO - wirksamem Fehlgrund) ausschließlich Auswertungszwecken. Vom System werden einige Zeitkonten bereits beim Initialisieren eines Mandanten bereitgestellt. Diese Zeitkonten werden auch vom System verwaltet, d.h. im Rahmen des Abrechnungsprozesses bebucht.

Zeitraster

Mit dem Zeitraster ist eine tageszeitabhängige Belegung von Zeitkonten möglich, so dass Zeitkonten bebucht werden, wenn in einem bestimmten Zeitintervall Buchungen in der angegebenen Buchungsart vorliegen. Damit lassen sich z.B. Schichtzuschläge für die jeweiligen Zeitbereiche genau festlegen.

Mengenraster

Mit Mengenrastern hat man die Möglichkeit, Zeitkonten in Abhängigkeit von anderen Zeitkonten zu bebuchen. Somit kann beispielsweise ein höherer Mehrarbeitszuschlag gewährt werden, wenn bereits eine bestimmte Zeit Mehrarbeit geleistet wurde. Es kann aber ebenso gut der Wert eines Zeitkontos dupliziert werden oder aber ab einem Schwellwert eine Umbuchung erfolgen.

Rundungsregeln

Mittels Rundungsregeln hat man bei Bedarf die Möglichkeit, Arbeitszeiten in bestimmten Takteinheiten zu runden. So kann man zum Beispiel angeben, dass bei einem Erscheinen 5 Minuten vor Arbeitsbeginn, die Zeit erst ab Arbeitsbeginn gezählt wird oder aber generell eine 'Viertelstundenrundung' angewandt wird.

Buchungsarten / Fehlzeiten

Hier können bis zu 999 verschiedene Fehlzeiten und/oder Buchungsarten festlegt werden. Die Standarddaten (Kommen-Buchung, Gehen-Buchung, Urlaub, LFZ, ...) sind dabei im System bereits vordefiniert.

Umbuchungsprogramme

Mittels Umbuchungsprogrammen hat man die Möglichkeit, beim Tagesabschluss, nach einer Reihe von Tagen und/oder Monatsabschluss automatische Umbuchungen durchzuführen. Oft wird dies für die Umbuchung von Gleitzeit von einem Monat in den nächsten genutzt. Die Umbuchungen können auch in Abhängigkeit von bestimmten Gegebenheiten definiert werden, z.B. erst bei Erreichen einer bestimmten Überstundenanzahl.

Sonderprogramme

Sonderprogramme können definiert werden, um für Feiertage oder sonstige Tage vom Normalfall abweichende Arbeitszeitregimes festzulegen. Hierbei wird die Definition und Klassifizierung von Sondertagen im Jahreskalendarium beachtet.

Formeln

Durch die Möglichkeit zur Formeldefinition sind i.d.R. schwierigste Arbeitszeitmodelle abzubilden. Mit dem Formelsystem können über die standardmäßig angebotenen Umbuchungs- bzw. Zeitkontenbelegungsregeln hinaus Algorithmen zur Berechnung von Zeitkontenwerten vorgegeben werden.

Arbeitnehmerbezogene Stammdaten

Der vierte Stammdatenbereich betrifft die arbeitnehmerbezogenen Stammdaten und besteht aus:

Personalbasisdaten

Bei einer Anbindung an die Personalabrechnung werden diese Daten automatisch an MegaPlus übergeben, so dass keine doppelte Stammdatenpflege nötig ist.

Personalstammdaten

Hier können PZE-spezifische Daten für individuelle Festlegungen, z.B. Berechtigungen für Überstunden, Mehrarbeitszuschläge, Rundungen, etc. hinterlegt werden.

Gruppenbezogene Stammdatenpflege

Das Eingabevolumen kann sehr reduziert werden, wenn die gruppenbezogene Stammdatenpflege je Kostenstelle, Arbeitnehmergruppe und / oder Dienststelle genutzt wird.